Truy lĩnh

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách lập bảng truy lĩnh lương trên phần mềm cho các trường hợp tăng mức lương cơ sở (MLCS) hoặc nâng lương, đảm bảo chi trả đúng, đủ cho CBNV theo quy định.

2. Nghiệp vụ thực tế

2.1. Truy lĩnh tăng MLCS

• Khi nào cần thực hiện Truy lĩnh tăng MLCS: Khi đã có Nghị định của Chính phủ về việc tăng MLCS, nhưng do đơn vị chưa có nguồn chi trả theo MLCS mới nên vẫn phải trả MLCS cũ. Đến khi được cấp nguồn, kế toán truy lĩnh lại phần chênh lệch MLCS mới – cũ cho các tháng lẽ ra được hưởng MLCS mới nhưng bị trả MLCS cũ.

Ví dụ thực tế: Chính phủ ban hành Nghị định 73/2024/NĐ – CP về việc tăng MLCS từ 1.800.000 lên 2.340.000 có hiệu lực từ ngày 01/07/2024. Tuy nhiên, tại đơn vị chưa có nguồn để trả ngay nên tháng 7, 8 vẫn trả theo MLCS 1.800.000. Đến tháng 09/2024 (Tháng áp dụng thực tế) mới bắt đầu trả lương theo MLCS 2.340.000 và truy lĩnh tăng MLCS tháng 7,8

2.2 Truy lĩnh nâng lương

• Khi nào cần thực hiện Truy lĩnh nâng lương: Khi CBNV đến thời điểm được nâng lương, phụ cấp nhưng đơn vị vẫn chưa nhận được Quyết định nên vẫn trả mức hưởng cũ. Khi nhận QĐ, kế toán mới bắt đầu tính mức hưởng mới cho CBNV. Nếu Ngày hưởng ghi trong QĐ trước tháng thực tế CBNV bắt đầu được tính lương mới thì cần truy lĩnh lại thời gian lẽ ra hưởng lương mới nhưng chưa được trả đúng.

Ví dụ thực tế: Ngày 26/07/2024, đơn vị nhận được QĐ nâng HSL của CBNV Nguyễn Vân Khánh từ 3.0 lên 3.33, ngày hưởng là 01/02/2024. Do thực tế, tháng 07/2024 đơn vị vẫn trả HSL 3.0, đến tháng 08/2024 mới bắt đầu trả mức 3.33 nên kế toán truy lĩnh phần chênh lệch HSL 0.33 trong 6 tháng (02, 03, 04, 05, 06, 07)

3. Các bước thực hiện

Bước 1: Vào menu Tính lương\Truy lĩnh

Bước 2: Tùy trường hợp tính lương truy lĩnh thực hiện theo hướng dẫn dưới đây

• Thêm Truy lĩnh tăng MLCS
• Thêm Truy lĩnh nâng lương

Lưu ý:

• Hiện nay ở phần mềm chỉ có 2 trường hợp truy lĩnh trên, không có truy lĩnh thông tin khác như bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ) hay kinh phí công đoàn, bảng truy lĩnh có hiển thị các thông tin bảo hiểm hay không phụ thuộc vào khoản phụ cấp truy lĩnh có được khai báo trích bảo hiểm hay không trong mục Thông tin bảo hiểm.
• Để phần mềm tính đúng các thông tin tại cột Thời gian truy lĩnh như Số tháng, Số ngày lẻ, Số tháng truy lĩnh bảo hiểm/ số tháng đóng bảo hiểm trên bảng tính truy lĩnh anh/chị cần khai báo đúng thông tin từ ngày của quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh. Nếu số liệu hiển thị chưa đúng, anh/chị có thể tự chỉnh sửa trực tiếp tại các cột này. Trường hợp tháng tính bảo hiểm là số lẻ, hãy nhấn biểu tượng tăng chữ số thập phân để tăng định dạng số như excel và chỉnh sửa. Ví dụ muốn đóng bảo hiểm nửa tháng cho quá trình nâng lương anh/chị sẽ nhập cột Số tháng truy lĩnh bảo hiểm là 0,5.

Bước 3: Sau khi lập bảng truy lĩnh anh/chị lập bảng thanh toán và chứng từ chi trả theo hướng dẫn tại đây.

Nếu có phát sinh thuế TNCN thì thực hiện lập bảng tính thuế theo hướng dẫn tại đây.

4. Lưu ý

Hiện nay, nghiệp vụ truy lĩnh và nghiệp vụ tính lương, phụ cấp được lập thành 2 bảng riêng nên khi lập bảng lương, phụ cấp sẽ không tự cộng số liệu truy lĩnh.

Anh/chị có thể xem báo cáo để hiển thị đầy đủ số liệu của cả bảng lương, phụ cấp và bảng truy lĩnh (ví dụ: C02a-HD), anh/chị thực hiện theo hướng dẫn tại đây, lưu ý khi in báo cáo, chọn đồng thời cả bảng lương và bảng truy lĩnh đã lập.

Ngoài ra, anh/chị cũng có thể lập 1 chứng từ chi trả chung cho các bảng lương, truy lĩnh và thu nhập khác đã lập theo cách tương tự.