Hướng dẫn kế toán gửi phiếu lương cho CBNV qua mail từ bảng chi trả

I. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị gửi phiếu lương trực tiếp cho cán bộ nhân viên (CBNV) qua email dựa trên dữ liệu tin cậy từ Bảng chi trả. Việc sử dụng dữ liệu từ bảng chi trả giúp đảm bảo tính thống nhất, tránh sai sót so với việc gửi từ bảng tính thủ công, đồng thời giúp đơn vị duy trì hình thức trao đổi chuyên nghiệp qua email.

Lưu ý điều kiện gửi: Hệ thống chỉ cho phép gửi phiếu lương khi đợt chi trả đang ở trạng thái “Chờ chi trả”.

II. Hướng dẫn thực hiện

Bước 1: Tại màn hình Chi trả lương\Danh sách bảng chi trả, chọn đợt chi trả đang ở trạng thái Chờ chi trả.

Bước 2: Nhấn Gửi phiếu lương

Bước 3: Phần mềm sẽ tự động lấy lên thông tin CBNV và Email tương ứng. Anh/chị kiểm tra thông tin cán bộ (bao gồm Họ tên, Phòng ban, Email…)

• Nếu cán bộ thiếu email hoặc thông tin sai, anh/chị thực hiện nhập bổ sung tại ô email tương ứng.

• Nhấn Tiếp tục.

Bước 4: Thiết lập nội dung email

• Tại màn hình điền nội dung email, anh/chị kiểm tra Tiêu đề email và các mẫu Đầu trang/Chân trang đã thiết lập sẵn.
• Nội dung thân mail sẽ tự động hiển thị các khoản thu nhập phát sinh dựa trên dữ liệu từ bảng chi trả.
• Có thể nhấn Xem trước để xem nội dung email CBNV sẽ nhận được.

• Nhấn Gửi để hoàn tất.

• Phần mềm sẽ gửi song song cho tất cả cán bộ và thông báo kết quả khi hoàn tất.

III. Lưu ý

Phiếu lương được gửi qua email là bản chụp tại thời điểm gửi. Mọi thay đổi trên Bảng chi trả sau khi đã gửi mail sẽ không làm thay đổi nội dung phiếu lương đã gửi.

Việc gửi qua email chỉ nhằm mục đích thông báo và cung cấp thông tin. Cán bộ nhân viên không thực hiện xác nhận trực tiếp trên email mà sẽ phản hồi qua địa chỉ email của đơn vị hoặc thực hiện xác nhận trên app Nhân viên (nếu đơn vị sử dụng hình thức gửi qua Ứng dụng).