Hướng dẫn kế toán nhập khẩu quá trình công

I. Tổng quan

Hàng tháng khi có CNBV thay đổi công, kế toán phải ghi lại chi tiết những ai thay đổi và thay đổi trong thời gian nào.

Bài viết hướng dẫn kế toán đưa nhanh các quá trình theo dõi nghỉ của đơn vị vào phần mềm nhanh chóng.

• Trước phiên bản R15: Phần mềm đáp ứng khai báo từng quá trình công. Khi có nhiều CBNV phát sinh thay đổi công, kế toán phải khai báo nhiều lần tốn thời gian.
• Từ phiên bản R15: Kế toán có thể nhập nhanh các quá trình công của nhiều CBNV và nhập khẩu được quá trình công có công nửa ngày. Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc cho kế toán.

II. Các bước thực hiện

1. Vào menu Theo dõi công. Nhấn dấu (…) chọn Nhập khẩu quá trình công

2. Tại màn hình Nhập khẩu quá trình công, anh/chị xác định tiêu chí định danh:

• Chọn tiêu chí định danh: Họ tên hoặc số hiệu cán bộ
• Lưu ý: Phần mềm phân biệt cán bộ nhân viên dựa trên tiêu chí định danh được chọn, có thể kết hợp nhiều tiêu chí. Ví dụ: Chọn Họ và tên thì những CBNV trùng Họ và tên sẽ được xem là 1 người

3. Nhấn Tải lên tệp để tải lên quá trình công của nhiều CBNV. Sau đó nhấn Tiếp tục

4. Anh/chị ghép nối các dữ liệu tương ứng giữa các cột dữ liệu trên phần mềm và cột dữ liệu trên tệp nhập khẩu.

Ví dụ: Cột họ và tên trên phần mềm, anh/chị ghép với cột họ và tên tại tệp nhập khẩu

Sau đó nhấn Tiếp tục

• Trường hợp có 2 CBNV trên tệp tải lên trùng nhau, chương trình sẽ tự động ghép dữ liệu của 2 CBNV trùng nhau.

5. Phần mềm hiển thị danh sách quá trình công đã được ghép nối. Chương trình bổ sung thêm ô Nghỉ nửa ngày tại cột Thời gian bắt đầu nghỉ và Thời gian kết thúc nghỉ để anh/chị tiện theo dõi.

Nếu có CBNV nghỉ nửa ngày công, anh/chị nhập liệu như sau:

5.1. TH nghỉ nửa ngày tại ngày đầu tiên nghỉ:

+ Tại cột Thời gian bắt đầu nghỉ:  Điền ngày bắt đầu nghỉ vào ô Từ ngày; nhập Có tại ô Nghỉ nửa ngày.

+ Tại cột Thời gian kết thúc nghỉ: Điền ngày kết thúc nghỉ vào ô Đến ngày; nhập Không tại ô Nghỉ nửa ngày

5.2. TH nghỉ nửa ngày tại ngày cuối cùng nghỉ 

+ Tại cột Thời gian bắt đầu nghỉ:  Điền ngày bắt đầu nghỉ vào ô Từ ngày; nhập Không tại ô Nghỉ nửa ngày.

+ Tại cột Thời gian kết thúc nghỉ: Điền ngày kết thúc nghỉ vào ô Đến ngày; nhập Có tại ô Nghỉ nửa ngày

5.5. TH nghỉ nửa ngày tại ngày nghỉ đầu tiên và ngày nghỉ cuối cùng

+ Tại cột Thời gian bắt đầu nghỉ:  Điền ngày bắt đầu nghỉ vào ô Từ ngày; nhập Có tại ô Nghỉ nửa ngày.

+ Tại cột Thời gian kết thúc nghỉ: Điền ngày kết thúc nghỉ vào ô Đến ngày; nhập Có tại ô Nghỉ nửa ngày

Lưu ý: Trong trường hợp anh/chị không khai báo ngày kết thúc nghỉ, nhưng nhập Có tại ô nghỉ nửa ngày, phần mềm sẽ gửi thông báo “Dữ liệu không hợp lệ. VUi lòng khai báo Đến ngày để thiết lập nghỉ nửa ngày kết thúc”

• Anh/chị kiểm tra lại thông tin sau đó nhấn Lưu.

6. Phần mềm hiện thị thông báo đã nhập khẩu thành công quá trình công