Cán bộ nhân viên

Contents

Mục đích: Giúp kế toán quản lý hồ sơ CBNV của đơn vị để phục vụ cho công tác tính lương, bảo hiểm, thuế TNCN

Trường hợp đơn vị có sử dụng phần mềm MISA QLCB, để tiết kiệm thời gian khai báo thông tin CBNV, anh/chị có thể đồng bộ dữ liệu từ phần mềm QLCB sang phần mềm SalaGov, anh/chị xem hướng dẫn tại đây

Chọn menu Cán bộ nhân viên\Nghiệp vụ sử dụng
Tích chọn nghiệp vụ sử dụng tại đơn vị, khi khai báo thông tin CBNV chương trình sẽ hiển thị các trường thông tin cần khai báo tương ứng, nhấn Áp dụng để lưu thiết lập.

Ví dụ: Tích chọn các Nghiệp vụ đang sử dụng tại đơn vị bao gồm: Tiền lương, Dự toán lương.

Khi này hồ sơ CBNV chỉ bao gồm các trường thông tin để phục vụ cho việc Tính lương và dự toán lương

I. Khai báo thông tin CBNV

Khai báo thông tin CBNV, anh/chị có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1. Thêm mới từng CBNV

Mục đích: Giúp kế toán có thể khai báo từng hồ sơ CBNV mới vào phần mềm để phục vụ cho việc tính lương.

Vào menu Cán bộ nhân viên
Để khai báo thông tin hồ sơ của từng CBNV, anh/chị chọn Thêm Cán bộ nhân viên:

Thông tin chung

Màn hình khai báo thông tin CBNV hiển thị các nhóm thông tin bao gồm: Thông tin cá nhân, Thông tin chung, Thông tin công việc, Quá trình lương, Phụ cấp, Thông tin bảo hiểm và Thuế TNCN

Nhập Họ và tên, nhập Số hiệu cán bộ, chọn Loại cán bộ, chọn Giới tính, nhập Ngày sinh và chọn Trạng thái làm việc.

Tại Thông tin chung: Anh/chị điền thông tin tương ứng của CBNV vào mục thông tin chung

Nhập Địa chỉ thường trú, địa chỉ tạm trú, thông tin tài khoản ngân hàng và Thông tin liên hệ.

Thông tin công việc

Chọn hoặc nhập Chức vụ, Chức danh
Chọn Phòng ban
- Trường hợp không tìm thấy Phòng ban, để thêm nhanh Phòng ban, anh/chị chọn vào biểu tượng dấu cộng
- Khai báo thông tin phòng ban tương ứng, sau đó nhấn Lưu.
- Chọn Ngày tuyển dụng, Ngày vào đơn vị, tích chọn Thuộc biên chế hoặc Không thuộc biên chế và khai báo các trường thông tin tương ứng.

Quá trình lương

Tại thông tin Quá trình lương khai báo thông tin hưởng lương của CBNV, anh/chị chọn Thêm Quá trình lương.

Tùy thuộc vào thông tin hưởng lương của CBNV theo Vị trí việc làm, Chức vụ lãnh đạo hoặc theo Số tiền cụ thể mà anh/chị khai báo thông tin tương ứng.

Trường hợp 1: Hưởng theo Ngạch lương theo hệ số

- Chọn Hưởng theo Ngạch lương theo hệ số
- Chọn Ngạch lương mà CBNV được hưởng
- Chọn Bậc lương và nhập Hệ số lương tương ứng
- Nhập Chênh lệch bảo lưu (nếu có)
- Nhập Tỷ lệ hưởng lương.
- Từ ngày: Ghi trong quyết định Lương, Quyết định phụ cấp
- Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng: Kỳ lương áp dụng mức hưởng lương mới cho CBNV
- Ngày kết thúc hưởng: Ngày cuối cùng được hưởng mức lương này
- Nhập thời gian dự kiến tính nâng bậc lần sau, thời gian được nâng bậc lần sau
- Nếu CBNV đã được hưởng mức hưởng lương này ở đơn vị khác anh/chị tích chọn Đã được hưởng ở đơn vị khác
- Nhập Ghi chú nếu có
- Chọn các Thông tin mục lục ngân sách
- Nhấn Đồng ý để lưu khai báo thông tin Quá trình lương cho CBNV.

Trường hợp 2: Hưởng theo Ngạch lương theo số tiền

- Chọn Hưởng theo Ngạch lương theo số tiền
- Chọn Ngạch lương mà CBNV được hưởng
- Chọn Bậc lương và nhập Số tiền tương ứng
- Nhập Tỷ lệ hưởng lương.
- Từ ngày: Ghi trong quyết định Lương, Quyết định phụ cấp
- Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng: Kỳ lương áp dụng mức hưởng lương mới cho CBNV
- Ngày kết thúc hưởng: Ngày cuối cùng được hưởng mức lương này
- Nhập thời gian dự kiến tính nâng bậc lần sau, thời gian được nâng bậc lần sau
- Nếu CBNV đã được hưởng mức hưởng lương này ở đơn vị khác anh/chị tích chọn Đã được hưởng ở đơn vị khác
- Nhập Ghi chú nếu có
- Chọn các Thông tin mục lục ngân sách
- Nhấn Đồng ý để lưu khai báo thông tin Quá trình lương cho CBNV.

Trường hợp 3: Hưởng theo Số tiền:

- Chọn Hưởng theo Số tiền
- Chọn Cách tính lương cho CBNV là theo tháng hay theo ngày
- Nhập Số tiền cụ thể tương ứng với cách tính lương
- Nhập Tỷ lệ hưởng lương.
- Từ ngày: Ghi trong quyết định Lương, Quyết định phụ cấp
- Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng: Kỳ lương áp dụng mức hưởng lương mới cho CBNV
- Ngày kết thúc hưởng: Ngày cuối cùng được hưởng mức lương này
- Nhập thời gian dự kiến tính nâng bậc lần sau, thời gian được nâng bậc lần sau
- Nếu CBNV đã được hưởng mức hưởng lương này ở đơn vị khác anh/chị tích chọn Đã được hưởng ở đơn vị khác
- Nhập Ghi chú nếu có
- Chọn các Thông tin mục lục ngân sách
- Nhấn Đồng ý để lưu khai báo thông tin Quá trình lương cho CBNV.

Thông tin phụ cấp

Tại thông tin Phụ cấp để thêm những loại phụ cấp mà CBNV được hưởng, anh/chị chọn Thêm Phụ cấp.

Sau đó nhập các thông tin tương ứng bao gồm:

Chọn Tên phụ cấp. VD: Phụ cấp thâm niên vượt khung
Tùy theo mỗi loại phụ cấp mà anh/chị cần khai báo Tỷ lệ hay Số tiền tương ứng với chức vụ, thâm niên, khu vực….của từng CBNV.
Khai báo Tỷ lệ hưởng của từng loại phụ cấp
Từ ngày: Ghi trong quyết định Lương, Quyết định phụ cấp
Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng: Kỳ lương áp dụng mức hưởng lương mới cho CBNV
Ngày kết thúc hưởng: Ngày cuối cùng được hưởng mức lương này
Nhập thời gian dự kiến tính nâng bậc lần sau, thời gian được nâng bậc lần sau
Nếu CBNV đã được hưởng mức hưởng lương này ở đơn vị khác anh/chị tích chọn Đã được hưởng ở đơn vị khác
Nhập Ghi chú nếu có
Chọn các Thông tin mục lục ngân sách
Nhấn Đồng ý để lưu khai báo thông tin Quá trình lương cho CBNV.

Thông tin Bảo hiểm

Tại phần Thông tin bảo hiểm để thêm những khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn mà CBNV được hưởng, anh/chị chọn Thông tin bảo hiểm

Tại thông tin cá nhân tích chọn Có tham gia đóng bảo hiểm, kinh phí công đoàn

Chọn Ngày bắt đầu đóng bảo hiểm cho CBNV trong hợp đồng lao động
Mức đóng bảo hiểm đã được phần mềm mặc định hiển thị công thức, nếu đơn vị sử dụng công thức khác anh/chị có thể chọn lại hoặc chọn Đặt công thức mới để thiết lập công thức tại đơn vị
- Thiết lập công thức, chọn Lưu
Mức đóng KPCĐ đã được phần mềm mặc định hiển thị công thức, nếu đơn vị sử dụng công thức khác anh/chị có thể chọn lại hoặc chọn Đặt công thức mới để thiết lập công thức tại đơn vị
- Thiết lập công thức, chọn Lưu
Tỷ lệ đóng bảo hiểm lao động đóng và Tỷ lệ bảo hiểm cơ quan đóng được thiết lập theo tỷ lệ nhà nước quy định, nếu có thay đổi anh/chị có thể nhập lại
Nếu có đóng thêm các khoản bảo hiểm cho CBNV anh/chị tích chọn Có đóng thêm so với quy định và khai báo thông tin tương ứng.

Thông tin Thuế TNCN

Tại phần Thuế TNCN để khai báo thông tin thuế TNCN của CBNV, anh/chị chọn Thuế TNCN

Nhập mã số thuế của CBNV
Chọn cá nhân cư trú nếu cư trú Việt Nam, chọn cá nhân không cư trú nếu cá nhân cư trú tại nước ngoài
Chọn loại giấy tờ tương ứng để khai báo thông tin. Ví dụ: Em chọn CCCD, sau đó tiến hành khai báo các thông tin tương ứng.
Để khai báo người phụ thuộc, anh/chị chọn Thêm người phụ thuộc:
- Nhập Họ và tên người phụ thuộc
- Nhập MST người phụ thuộc
- Nhập Loại giấy tờ và Số giấy tờ
- Nhập Ngày sinh
- Chọn Quan hệ với CBNV là gì
- Khi tích chọn Đã đăng ký phụ thuộc
- Nhấn Đồng ý để lưu

Anh/chị tích chọn Quản lý theo danh sách hoặc theo số lương để quản lý danh sách người phụ thuộc theo danh sách hoặc theo số lượng Sau khi khai báo xong các thông tin trên anh/chị chọn Lưu để lưu hồ sơ CBNV, chọn Lưu và thêm mới để tiến hành thêm mới CBNV khác sau khi lưu.

Cách 2. Nhập khẩu CBNV

Mục đích: Giúp kế toán tại đơn vị có nhiều CBNV và muốn nhập khẩu hàng loạt thông tin CBNV vào phần mềm

Chọn Tiện ích\Nhập khẩu thêm mới
Anh/chị thực hiện 3 bước nhập khẩu danh sách CBNV:

Bước 1: Tải tệp mẫu và khai báo thông tin CBNV

Nhấn Tải xuống tệp mẫu, anh/chị lựa chọn tải về file excel mẫu của chương trình theo nhu cầu đơn vị để khai báo thông tin.

Anh/chị mở file Excel vừa tải xuống và tiến hành khai báo thông tin cho các CBNV.
Sau khi hoàn tất khai báo thông tin tương ứng từng mẫu nhập khẩu, anh/chị lưu lại file.
Quay lại phần mềm, nhấn Chọn tệp và tải lên file Excel vừa khai báo.
Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước 2

Bước 2: Nhập khẩu file vừa khai báo vào phần mềm

Phần mềm tự động kiểm tra dữ liệu khai báo trong file và trả ra kết quả:

Với bản ghi Không hợp lệ: Nhấn Tải tệp kiểm tra để kiểm tra lỗi sau và chỉnh sửa và nhập khẩu lại.
Với bản ghi Hợp lệ: Nhấn Tiếp tục để tiếp tục nhập khẩu CBNV vào phần mềm

Bước 3: Kết quả nhập khẩu

Phần mềm nhập những bản ghi thông tin CBNV hợp lệ và thông báo kết quả nhập khẩu. Nếu có bản ghi không thành công anh/chị chọn Tải tệp lỗi để tiến hành sửa lại, sau đó nhập khẩu lại vào chương trình.
Nhấn Đóng để hoàn thành việc nhập khẩu.

II. Sắp xếp CBNV

Mục đích: Giúp kế toán sắp xếp CBNV trong đơn vị theo 1 thứ tự nhất định để hiển thị trên các báo cáo lương, bảng thanh toán 09

Anh/chị chọn Sắp xếp Cán bộ nhân viên
Anh/chị chọn Tùy chỉnh sắp xếp
Chọn cột thông tin sắp xếp CBNV và chọn thứ tự sắp xếp tương ứng, sau đó chọn Đồng ý
Để sắp xếp 1 CBNV cụ thể anh/chị chọn CBNV đó, sau đó chọn tiêu chí sắp xếp
- Lên đầu: Chuyển CBNV lên đầu danh sách
- Xuống cuối: Chuyển CBNV xuống cuối danh sách
- Lên trên: Chuyển CBNV dòng trên
- Xuống dưới: Chuyển CBNV xuống dòng
Chọn Áp dụng

III. Các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị

Khi thông tin của CBNV có thay đổi, ví dụ: Thay đổi quá trình lương, bổ sung khoản phụ cấp,… thay đổi thông tin CBNV đã khai báo trước đó, anh/chị thực hiện như sau:
- Chọn Tiện ích\Cập nhật thông tin hàng loạt để cập nhật thông tin cho toàn bộ CBNV hoặc tùy chọn CBNV
- Chọn Nhóm thông tin cần cập nhật
- Tích chọn Thông tin chi tiết anh/chị muốn cập nhật. Ví dụ: Anh/chị muốn thay đổi thông tin quá trình phụ cấp của CBNV, cụ thể là: Phụ cấp trách nhiệm theo nghề, Phụ cấp chức vụ và Phụ cấp thu hút nhân tài, anh/chị sẽ thực hiện khai báo như sau:
- Chọn Phạm vi cập nhật tương ứng, nếu chỉ có 1 vài CBNV được cập nhật thông tin này anh/chị tích chọn Tùy chọn Cán bộ nhân viên và tích chọn CBNV tương ứng
- Chọn Tiếp tục
- Chương trình hiển thị thông tin CBNV đã khai báo trước đó, anh/chị thay đổi thông tin mới cho CBNV tương tự như thao tác trên file excel, sau đó chọn Lưu