Khi lập bảng truy lĩnh nếu số tiền chưa đúng thì sửa như thế nào?

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn anh/chị kiểm tra và chỉnh sửa số tiền thực lĩnh, tiền bảo hiểm trên bảng truy lĩnh trong trường hợp số liệu hiển thị chưa đúng, chưa lên đủ các khoản phụ cấp cần truy lĩnh so với thực tế tại đơn vị. Đồng thời hướng dẫn cách điều chỉnh thời gian tính truy lĩnh (số tháng, số ngày lẻ, nâng lương nửa tháng/không tròn tháng) để đảm bảo tính đúng số tiền lương và mức đóng bảo hiểm cho các trường hợp phát sinh giữa tháng.

2. Quy trình 3 bước kiểm tra nhanh

• Bước 1: Xác định rõ danh sách Nhân viên bị sai/thiếu số liệu.

• Bước 2: So sánh chi tiết từng khoản (Lương cơ bản, Hệ số, Phụ cấp, Bảo hiểm, Khấu trừ) để biết chính xác khoản nào chưa đúng.

• Bước 3: Kiểm tra nguyên nhân tương ứng bên dưới và thực hiện chỉnh sửa.

• Bước 4: Lập lại bảng truy lĩnh và kiểm tra lại

3. Các trường hợp thường gặp & Cách xử lý

Khi lập bảng tính truy lĩnh nếu thấy số tiền thực lĩnh chưa phù hợp với số liệu của đơn vị, để sửa thông tin thực lĩnh anh/chị thực hiện như sau:

Ví dụ: Tháng 10 CBNV Lê Phú Tiến nhận được khoản thực lĩnh là hơn 21.000.000 đồng, nhưng trên bảng tính lại hiển thị hơn 16.000.000 đồng, để kiểm tra thông tin thực lĩnh của CBNV Lê Phú Tiến anh/chị thực hiện như sau:

3.1. Khai báo sai quá trình lương, phụ cấp

Trước khi chỉnh sửa số tiền, anh/chị cần xác định cán bộ sai, khoản lương, phụ cấp hay thông tin khấu trừ, bảo hiểm bị sai. Rồi vào Cán bộ nhân viên\Tích đúp vào cán bộ nhân viên bị sai\Nhấn Sửa và kiểm tra xem thông tin đầu vào đã được thiết lập đúng chưa:

1. Quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh phải có:

• Kỳ lương áp dụng phải lớn hơn tháng của “Thông tin từ ngày”. Nếu không thấy cán bộ cần truy lĩnh anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây.

• Quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh phải có (hệ số , tỷ lệ + Hệ số chênh lệch bảo lưu (Hệ số CLBL) nếu có) > (hệ số, tỷ lệ của quá trình trước đó + Hệ số CLBL nếu có của quá trình tương ứng trước đó.)
• Kiểm tra đã nhập đúng hệ số, tỷ lệ, hệ số CLBL nếu có của các quá trình lương, phụ cấp đang được hưởng chưa.

2. Thời gian tính truy lĩnh: Kiểm tra lại thông tin “Từ ngày” của quá trình lương/phụ cấp để hệ thống tính đúng số tháng, số ngày lẻ và số tháng truy lĩnh bảo hiểm. Phần mềm sẽ truy lĩnh từ tháng của thông tin từ ngày đến tháng liền kề trước thông tin Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng.

3.2. Khai báo sai quá trình nghỉ thai sản, không lương,… và mức hưởng của từng loại nghỉ

Trường hợp cán bộ có thời gian nghỉ (thai sản, không lương…) anh/chị cần kiểm tra:

• Vào Theo dõi công \ Chế độ xem Loại công để kiểm tra thời gian nghỉ.

• Vào Thiết lập \Mức hưởng theo từng loại công để cài đặt tỷ lệ hưởng các khoản phụ cấp truy lĩnh trong thời gian nghỉ. (Nếu chưa thiết lập mức hưởng, khoảng thời gian nghỉ sẽ không được tính truy lĩnh).

3.3. Công thức tính các khoản phụ cấp chưa đúng

Anh/chị xác định xem sai khoản phụ cấp nào rồi vào Danh mục\Phụ cấp tích đúp vào khoản phụ cấp bị sai kiểm tra công thức tính của khoản phụ cấp bị sai. Chi tiết anh/chị xem hướng dẫn tại đây.

3.4. Xử lý lệch tiền bảo hiểm hoặc làm tròn số

• Trường hợp sai thông tin bảo hiểm: Kiểm tra lại khai báo mục Thông tin bảo hiểm trong hồ sơ cán bộ nhân viên.

Nếu các khoản phụ cấp bị tính/trừ  bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ), kinh phí công đoàn  hoặc số tiền trừ bảo hiểm, kinh phí công đoàn bị sai anh/chị cần kiểm tra thông tin bảo hiểm được khai báo trong mục cán bộ nhân viên xem đã thiết lập đúng các khoản đóng bảo hiểm chưa.

• Trường hợp lệch vài đồng/vài trăm đồng do làm tròn:

Nếu thông tin khai báo đã đúng nhưng số liệu trên bảng truy lĩnh vẫn lệch vài đồng hoặc vài trăm đồng (ví dụ phần 10,5% không đúng bằng tổng lương và phụ cấp × 10,5%) thì nguyên nhân thường do làm tròn số. Khi đó anh/chị có thể nhập tay lại số đúng hoặc thực hiện bỏ làm tròn như sau:

• • Nhấn Tùy chọn ẩn/hiện cột → tích hiển thị tất cả cột bảo hiểm → nhấn Áp dụng.
  • Có thể gõ “BH” vào ô tìm kiếm và tích ô vuông trên cùng để chọn nhanh các cột bảo hiểm.
  • Bôi đen các cột bảo hiểm khấu trừ của khoản lương/phụ cấp truy lĩnh → nhấn chuột phải → chọn Không làm tròn → kiểm tra lại số liệu. Xem hướng dẫn làm tròn chi tiết tại đây.

 3.5. Chỉnh sửa trực tiếp trên bảng truy lĩnh

Nếu thông tin khai báo đã đúng nhưng số liệu trên bảng vẫn sai, anh/chị xử lý trực tiếp như trên file Excel:

1. Kiểm tra công thức: Nhấn đúp chuột vào cột Số thực truy lĩnh để kiểm tra công thức tính. Nếu chưa đúng, bạn có thể gõ/sửa lại công thức trực tiếp tại đây.

2. Kiểm tra Mức lương cơ sở (MLCS): Nếu hệ thống lấy sai mức lương cơ sở (ví dụ: vẫn lấy MLCS cũ thay vì MLCS mới), hãy chỉnh sửa lại mức lương cơ sở cho cán bộ đó.

3. Sửa tay trực tiếp (nếu cần): Anh/chị hoàn toàn có thể nhập/sửa tay trực tiếp số liệu tại các cột: Số tháng, Số ngày lẻ, Số tháng truy lĩnh bảo hiểm, Tỷ lệ hưởng hoặc Số tiền thực lĩnh.

4. Lưu dữ liệu: Sau khi số liệu đã chính xác, nhấn Lưu và tiến hành Phân bổ nguồn.