Khi nhập khẩu danh mục, chứng chứng từ từ excel vào phần mềm bị lỗi font chữ thì làm như thế nào?

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn anh/chị cách xử lý lỗi font chữ, ký tự hiển thị sai hoặc không đọc được khi nhập khẩu danh mục, chứng từ từ Excel vào phần mềm, đảm bảo dữ liệu hiển thị đúng và dễ đọc.

2. Các bước thực hiện

2.1. Nguyên nhân:

File Excel sử dụng font chữ không phải Unicode (ví dụ: VNI, Vn.Time…), không tương thích với phần mềm.

2.2. Giải pháp

Chuyển đổi chữ ngoài Excel về đúng định dạng Unicode theo hướng dẫn của tài liệu, sau đó nhập khẩu lại vào phần mềm.

Bước 1: Xác định bảng mã của font chữ trong file Excel

• Kiểm tra tên font chữ đang sử dụng:
  • Nếu tên font bắt đầu bằng “.Vn” (ví dụ: .VnTime, .VnArial) thì thuộc bảng mã TCVN3 (ABC).
  • Nếu tên font bắt đầu bằng “VNI-” (ví dụ: VNI-Times, VNI-Bodon) thì thuộc bảng mã VNI-Windows.
  • Nếu là Arial, Calibri, Times New Roman… thì thuộc bảng mã Unicode.
• Để xác định chính xác, chọn đoạn văn bản và thử đổi lần lượt qua các font đại diện cho từng bảng mã. Khi văn bản hiển thị đúng tiếng Việt ở font nào thì đó là bảng mã hiện tại (xem hướng dẫn minh họa trên trang 1 của tài liệu).

Bước 2: Sử dụng Unikey để chuyển đổi mã font

1. Copy toàn bộ nội dung cần chuyển đổi trong Excel.
2. Đảm bảo Unikey đã chạy (biểu tượng ở góc phải Taskbar).
3. Click chuột phải vào biểu tượng Unikey, chọn Công cụ… (hoặc nhấn Ctrl + Shift + F6).
4. Trong cửa sổ Unikey Toolkit:
   • Tích chọn “Chuyển mã clipboard”.
   • Chọn bảng mã Nguồn là bảng mã hiện tại của văn bản (ví dụ: VNI-Windows).
   • Chọn bảng mã Đích là Unicode.
   • Nhấn Chuyển mã. Đợi thông báo “Successfully Converted RTF Clipboard”.
5. Quay lại Excel, dán (Paste) đè lên nội dung cũ.
6. Đổi font chữ về font Unicode (ví dụ: Times New Roman, Arial).

Bước 3: Lưu lại file Excel và thực hiện nhập khẩu lại vào phần mềm.

Lưu ý:

• Chỉ bấm “Chuyển mã” một lần cho mỗi lần chuyển đổi. Nếu thao tác sai, cần copy lại văn bản và thực hiện lại từ đầu.
• Tham khảo hình minh họa các bước trên trang 2 của tài liệu hướng dẫn chuyển đổi mã font chữ tiếng Việt.