Khi lập bảng truy lĩnh nâng lương, tại danh sách CBNV cần truy lĩnh không thấy người cần tính truy lĩnh thì làm như thế nào?

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách xử lý khi lập bảng truy lĩnh nâng lương nhưng không thấy CBNV cần truy lĩnh trong danh sách hay bảng tính truy lĩnh không lên số liệu, từ đó giúp tính truy lĩnh nâng lương được đầy đủ, chính xác.

Nội dung bài viết bao gồm nguyên nhân không hiển thị CBNV trong danh sách truy lĩnh và hướng dẫn các bước thực hiện: lập bảng truy lĩnh nâng lương, kiểm tra và chỉnh sửa danh sách quá trình lương/phụ cấp; đồng thời xử lý 3 trường hợp phổ biến là chưa khai báo hoặc khai báo sai quá trình lương/phụ cấp, hoặc quá trình khai báo đã được lập bảng tính truy lĩnh để bổ sung đúng đối tượng và thực hiện tính truy lĩnh.

2.  Cách xử lý

Ví dụ thực tế: Ngày 20/06/2026, đơn vị nhận được QĐ nâng HSL của CBNV Phạm Công Thắng từ 3.0 lên 3.26, ngày hưởng là 01/06/2026. Do thực tế, tháng 06/2026 đơn vị vẫn trả HSL 3.0, đến tháng 07/2026 mới bắt đầu trả mức 3.26 nên kế toán truy lĩnh phần chênh lệch HSL 0.26,2.5 4 tháng (03, 04, 05, 06)

Nhưng khi lập bảng truy lĩnh không thấy thông tin của CBNV Phạm Công Thắng.

2.1. Nguyên nhân 1: Chưa khai báo quá trình lương/phụ cấp mới cho CBNV.

Biểu hiện: Nhấn Chọn quá trình lương, phụ cấp\Nhập tên cán bộ nhân viên cần truy lĩnh khi lập bảng tính truy lĩnh không thấy quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh.

Giải pháp: Để khai báo bổ sung quá trình lương, phụ cấp mới cho CBNV cần được truy lĩnh anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Tính lương\ tab Truy lĩnh\ nhấn Thêm Truy lĩnh nâng lương

Bước 2: Khai báo tham số để lập bảng truy lĩnh nâng lương\ nhấn Đồng ý

Bước 3: Nhấn Chọn quá trình lương, phụ cấp để thêm cán bộ nhận viên còn thiếu vào bảng truy lĩnh

• Nhập tên cán bộ nhân viên cần thêm vào ô Cán bộ nhân viên.

Lưu ý:

• • Anh/chị cũng có thể bổ sung, chỉnh sửa quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh bằng cách: Vào Cán bộ nhân viên → tích đúp vào cán bộ cần truy lĩnh → nhấn Sửa để bổ sung quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh.

  • Nếu nhập tên không tìm thấy cán bộ cần truy lĩnh, hãy kiểm tra xem cán bộ đã được khai báo trong danh mục Cán bộ nhân viên chưa. Nếu cán bộ đã nghỉ việc, điều chuyển hoặc nghỉ hưu, cần khôi phục hồ sơ trước, sau đó bổ sung quá trình truy lĩnh theo hướng dẫn tại đây.

• Nhấn Thêm mới Quá trình lương/Thêm mới Quá trình phụ cấp: Như ví dụ trên, anh/chị khai báo thêm mới quá trình lương cho CBNV

• Khai báo quá trình lương tương ứng cho CBNV, sau đó chọn Đồng ý

Lưu ý: Cần khai báo từ ngày và Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng theo hướng dẫn tại đây để có hiện lập bảng tính truy lĩnh.

• Tích chọn khoản lương/phụ cấp cần tính truy lĩnh, sau đó chọn Đồng ý để thêm CBNV Phạm Công Thắng vào bảng truy lĩnh nâng lương

Bước 4: Nhấn Tính truy lĩnh để tạo bảng tính truy lĩnh lương

2.2. Nguyên nhân 2: Đã khai báo thông tin quá trình lương, phụ cấp cho CBNV rồi nhưng sai thông tin khai báo.

Biểu hiện:

Nhấn Chọn quá trình lương, phụ cấp → nhập tên cán bộ, nhân viên cần truy lĩnh khi lập bảng tính truy lĩnh. Quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh hiển thị ghi chú:

• Chưa đủ điều kiện truy lĩnh, hoặc
• Cần tính truy lĩnh nhưng nhấn Tính truy lĩnh không lên số liệu, báo lỗi công thức.

Giải pháp:

Để sửa quá trình lương, phụ cấp cần được truy lĩnh anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Tính lương\ tab Truy lĩnh\ nhấn Thêm Truy lĩnh nâng lương

Bước 2: Khai báo tham số để lập bảng truy lĩnh nâng lương\ nhấn Đồng ý

Bước 3: Nhấn Chọn quá trình lương, phụ cấp để kiểm tra quá trình lương, phụ cấp đã khai báo

• Nhập tên cán bộ nhân viên cần thêm vào ô Cán bộ nhân viên.

• Quá trình lương, phụ cấp đã khai báo nhưng không lên sẽ hiển thị  ghi chú “Chưa đủ điều kiện truy lĩnh”.

Bước 4: Kiểm tra, chỉnh sửa lại quá trình sai

• Chọn biểu tượng tại quá trình có thông tin sai để xem và sửa quá trình lương, phụ cấp của CBNV, rồi nhấn Đồng ý.

Hướng dẫn khai báo quá trình lương/phụ cấp cần truy lĩnh:

1. Thông tin Từ ngày

• Là ngày mức lương/phụ cấp mới có hiệu lực theo quyết định.
• Các quá trình của cùng một loại phụ cấp không được trùng Từ ngày.
• Đối với CBNV mới chuyển về đơn vị, Từ ngày là ngày có hiệu lực của quyết định lương/phụ cấp, không phải ngày vào đơn vị.

Lưu ý: Từ ngày của quá trình có hệ số/tỷ lệ cao hơn cần truy lĩnh phải lớn hơn Từ ngày của quá trình trước đó.

2. Thông tin Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng

• Là kỳ lương đơn vị bắt đầu chi trả mức lương/phụ cấp mới.
• Nếu kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng muộn hơn tháng của thông tin Từ ngày, quá trình đó sẽ phát sinh truy lĩnh.
• Chỉ truy lĩnh khi hệ số hoặc tỷ lệ của quá trình mới cao hơn quá trình trước.

3. Ví dụ

CBNV vào đơn vị từ 01/04/2026, hưởng phụ cấp ưu đãi 35%. Tháng 7 có quyết định nâng lên 45% và truy lĩnh từ 01/04 đến 30/06.

Để tính đúng:

• Tháng 4–5: tỷ lệ hưởng 85% (thử việc).
• Tháng 6: tỷ lệ hưởng 100%.

Khai báo như sau:

Quá trình lương

• Quá trình 1: Từ ngày 01/04/2026, nhập hệ số và tỷ lệ hưởng 85%. Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng là 04/2026.
• Quá trình 2: Từ ngày 01/06/2026, nhập hệ số và tỷ lệ hưởng 100%. Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng là 06/2026

Quá trình phụ cấp

• Quá trình 1: Tỷ lệ 35%, tỷ lệ hưởng 100%, Từ ngày 31/03/2026 (hoặc trước 01/04/2026). Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng trùng với tháng của thông tin từ ngày là 03/2026 để không truy lĩnh quá trình này.
• Quá trình 2: Tỷ lệ 45%, tỷ lệ hưởng 100%, Từ ngày 01/04/2026. Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng là kỳ lương thực tế chi trả và lớn hơn Tháng của thông tin từ ngày nên để là 07/2026.

Đồng thời, tại Thông tin công việc, nhập đúng Ngày vào đơn vị: 01/04/2026.

• Tích chọn khoản lương/phụ cấp cần tính truy lĩnh, sau đó chọn Đồng ý để thêm CBNV Phạm Công Thắng vào băng truy lĩnh nâng lương.

Bước 4: Nhấn Tính truy lĩnh để tạo bảng tính truy lĩnh lương

Lưu ý: Nếu ở bước 3 đã lên quá trình truy lĩnh nhưng khi nhấn Tính truy lĩnh không hiển thị cán bộ hoặc không lên tiền, anh/chị hãy vào mục Cán bộ nhân viên kiểm tra lại quá trình lương, phụ cấp trước đó. Có thể Ngày kết thúc hưởng của quá trình cũ đang trùng với thời gian hưởng của quá trình mới. Để hệ thống lên số liệu truy lĩnh, anh/chị có thể để trống ngày kết thúc hưởng của quá trình trước đó.

2.3. Quá trình truy lĩnh đã được tính truy lĩnh

Biểu hiện:

Nhấn Chọn quá trình lương, phụ cấp → nhập tên cán bộ, nhân viên cần truy lĩnh khi lập bảng tính truy lĩnh. Quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh hiển thị ghi chú: Đã tính truy lĩnh

Giải pháp:

Bước 1: Nhấn dấu x để đóng bảng tính truy lĩnh đang lập

Bước 2: Thực hiện kiểm tra, chỉnh sửa tùy theo tình huống thực tế của đơn vị

Trường hợp 1: Bảng truy lĩnh được lập chưa chính xác hoặc khai báo sai quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh. Cần xóa bảng truy lĩnh đã lập cho quá trình đó và lập lại theo đúng thông tin.

• Vào Tính lương → Truy lĩnh, chọn lần lượt từng tháng để tìm và kiểm tra lại bảng tính truy lĩnh đã lập.
• Xóa bảng tính truy lĩnh sai đã lập đi và thực hiện lập lại

Trường hợp 2: Quá trình lương, phụ cấp đã được tính truy lĩnh nhưng thời gian truy lĩnh chưa đủ và muốn truy lĩnh bổ sung. Đồng thời không xóa bảng truy lĩnh cũ đã lập.

• Vào Cán bộ nhân viên, xóa quá trình lương, phụ cấp đã khai báo trước đó (không ảnh hưởng đến các bảng truy lĩnh đã lưu).
• Khai báo lại quá trình lương, phụ cấp với thời gian truy lĩnh đúng, sau đó lập bảng truy lĩnh mới.

3. Lưu ý

• Trường hợp khai báo cán bộ nhân viên điều chuyển, nghỉ việc trước thời điểm có quyết định truy lĩnh nâng lương, để hiển thị lại cán bộ nhân viên đó và khai báo lại quá trình cần truy lĩnh anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây.
• Để bảng truy lĩnh lên đúng số liệu ngoài việc khai báo đúng kỳ lương thực tế áp dụng thì quá trình truy lĩnh phải có hệ số , tỷ lệ + Hệ số chênh lệch bảo lưu (Hệ số CLBL) > hệ số tỷ lệ của quá trình trước đó + Hệ số CLBL nếu có của quá trình trước đó.
• Trường hợp chỉ có 1 quá trình của 1 khoản phụ cấp thì khi tính truy lĩnh sẽ không hiện mức hưởng cũ của quá trình đó. Khi có 1 quá trình nâng lương, phụ cấp mới cần truy lĩnh cẫn thêm quá trình mới, không được sửa trực tiếp vào quá trình cũ.
• Anh/chị cũng có thể kiểm tra lại quá trình lương, phụ cấp cần tính truy lĩnh bằng cách vào Cán bộ nhân viên\Tích đúp từng cán bộ\Nhấn Sửa để kiểm tra, khai báo quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh thay vì nhấn chọn quá trình khi lập bảng tính truy lĩnh.

  Nếu nhiều hoặc tất cả nhân viên có cùng quá trình phụ cấp cần truy lĩnh có dùng chức năng cập nhật hàng loạt để khai báo:

  • Vào Cán bộ nhân viên → Tiện ích → Cập nhật thông tin hàng loạt, chọn Quá trình phụ cấp, tích chọn loại phụ cấp cần cập nhật, chọn phạm vi cập nhật và nhấn Tiếp tục.
  • Tiếp theo, nhấn Thêm, Thêm hàng bên trên hoặc Thêm hàng bên dưới để khai báo quá trình mới với mức hưởng mới. Không sửa trực tiếp tỷ lệ của quá trình cũ.
  • Chi tiết cách thực hiện xem tại đây.
• Đối với cán bộ có thời gian nghỉ (như nghỉ thai sản, nghỉ không lương,…) trong giai đoạn truy lĩnh, cần kiểm tra:
  • Theo dõi công → Chế độ xem Loại công: Chọn loại công tương ứng và kiểm tra đã khai báo đúng thời gian nghỉ.
  • Thiết lập → Mức hưởng theo từng loại công: Kiểm tra đã thiết lập đúng tỷ lệ hưởng các khoản phụ cấp cần truy lĩnh.
  • Chỉ khi thiết lập tỷ lệ hưởng, hệ thống mới hiển thị tháng, ngày truy lĩnh cho thời gian nghỉ. Nếu chưa thiết lập mức hưởng, khoảng thời gian nghỉ sẽ không được truy lĩnh. Anh/chị cũng có thể sửa tay trực tiếp các thông tin số tháng, số ngày lẻ, số tháng truy lĩnh bảo hiểm, tỷ lệ hưởng,… nếu lập bảng truy lĩnh thấy các cột này chưa đúng.