Khi lập bảng truy lĩnh nếu số tiền chưa đúng thì sửa như thế nào?

Contents

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn anh/chị kiểm tra và chỉnh sửa số tiền thực lĩnh, tiền bảo hiểm trên bảng truy lĩnh trong trường hợp số liệu hiển thị chưa đúng với thực tế tại đơn vị. Đồng thời hướng dẫn cách điều chỉnh thời gian tính truy lĩnh (số tháng, số ngày lẻ, nâng lương nửa tháng/không tròn tháng) để đảm bảo tính đúng số tiền lương và mức đóng bảo hiểm cho các trường hợp phát sinh giữa tháng.

2. Các bước thực hiện

Khi lập bảng tính truy lĩnh nếu thấy số tiền thực lĩnh chưa phù hợp với số liệu của đơn vị, để sửa thông tin thực lĩnh anh/chị thực hiện như sau:

Ví dụ: Tháng 10 CBNV Lê Phú Tiến nhận được khoản thực lĩnh là hơn 21.000.000 đồng, nhưng trên bảng tính lại hiển thị hơn 16.000.000 đồng, để kiểm tra thông tin thực lĩnh của CBNV Lê Phú Tiến anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định cán bộ bị sai và kiểm tra xem sai khoản lương, phụ cấp nào

Lưu ý quan trọng: Để bảng truy lĩnh lên đúng số liệu anh/chị cần:

Khai báo đúng quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh, đảm bảo kỳ lương thực tế áp dụng phải lớn hơn tháng của thông tin từ ngày của quá trình đó. Nếu không thấy cán bộ cần truy lĩnh anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây.
Quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh phải có (hệ số , tỷ lệ + Hệ số chênh lệch bảo lưu (Hệ số CLBL) nếu có) > (hệ số, tỷ lệ của quá trình trước đó + Hệ số CLBL nếu có của quá trình tương ứng trước đó.)
Để phần mềm tính đúng các thông tin tại cột Thời gian truy lĩnh như Số tháng, Số ngày lẻ, Số tháng truy lĩnh bảo hiểm anh/chị cần khai báo đúng thông tin từ ngày của quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh. Nếu số liệu hiển thị chưa đúng, anh/chị có thể tự chỉnh sửa trực tiếp tại các cột này. Trường hợp tháng tính bảo hiểm là số lẻ, hãy nhấn biểu tượng tăng chữ số thập phân để tăng định dạng số như excel và chỉnh sửa.

Nếu các khoản phụ cấp bị tính/trừ bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ), kinh phí công đoàn hoặc số tiền trừ bảo hiểm, kinh phí công đoàn bị sai anh/chị cần kiểm tra thông tin bảo hiểm được khai báo trong mục cán bộ nhân viên xem đã thiết lập đúng các khoản đóng bảo hiểm chưa.

Nếu thông tin khai báo đã đúng nhưng số liệu trên bảng truy lĩnh vẫn lệch vài đồng hoặc vài trăm đồng (ví dụ phần 10,5% không đúng bằng tổng lương và phụ cấp × 10,5%) thì nguyên nhân thường do làm tròn số. Khi đó anh/chị có thể nhập tay lại số đúng hoặc thực hiện bỏ làm tròn như sau:

Nhấn Tùy chọn ẩn/hiện cột → tích hiển thị tất cả cột bảo hiểm → nhấn Áp dụng.
Có thể gõ “BH” vào ô tìm kiếm và tích ô vuông trên cùng để chọn nhanh các cột bảo hiểm.
Bôi đen các cột bảo hiểm khấu trừ của khoản lương/phụ cấp truy lĩnh → nhấn chuột phải → chọn Không làm tròn → kiểm tra lại số liệu. Xem hướng dẫn làm tròn chi tiết tại đây.

Bước 2: Nếu sau khi đã khai báo đúng các thông tin trên nhưng bảng truy lĩnh cột thực lĩnh vẫn không lên đúng số liệu anh/chị có thể kiểm tra công thức và chỉnh sửa theo các bước sau:

1. Khi lập bảng truy lĩnh tại cột Số thực truy lĩnh, anh/chị kiểm tra công thức số thực truy lĩnh của Lê Phú Tiến đã đúng chưa.

2. Nếu chưa đúng anh/chị tiến hành sửa trực tiếp vào cột công thức tính thực hiện tương tự như file excel.

3. Nếu công thức đã đúng với công thức của đơn vị anh/chị kiểm tra số liệu của bảng tính xem có ô/cột nào đang không đúng không. Cán bộ này được hưởng MLCS là 2.340.000 nhưng chưa khai báo thông tin quá trình lương nên phần mềm vẫn lấy lên thông tin MLCS là 1.800.000. Anh/chị tiến hành sửa lại mức lương cơ sở cho CBNV.