Bổ sung mẫu Chứng từ điều chỉnh, Chứng từ thay thế

I. Tổng quan

Kể từ thời điểm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đã phát hành theo các quy định trước đây và chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.

Các điểm thay đổi của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP: Bổ sung hướng dẫn về cách xử lý các chứng từ đã lập:

1. 1. 1. Căn cứ Khoản 2 Điều 2 Nghị định 70/2025, các nội dung lập sai sẽ xử lý theo nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử.
      2. Chỉ sai thông tin người nộp thuế nhưng không sai số thuế, CMND/CCCD/Hộ chiếu và các thông tin khác thì thông báo cho NNT về chứng từ đã lập sai, không cần lập lại chứng từ. Thông báo cho người nộp thuế theo Mẫu số 04/SS-CTDT.
      3. Sai thông tin mã số thuế, CMND/CCCD/Hộ chiếu, số tiền thuế: Lập chứng từ thay thế hoặc điều chỉnh.
      4. Điều chỉnh: phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho chứng từ Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
      5. Thay thế: phải có dòng chữ “Thay thế cho chứng từ Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
      6. Thông báo cơ quan thuế về các chứng từ điều chỉnh, thay thế đã lập sai hoặc trong trường hợp cơ quan thuế gửi thông báo rà soát theo Mẫu số 04/SS-CTDT.
      7. Phải thông báo hoặc có văn bản thỏa thuận với người nộp thuế ghi rõ nội dung sai sót.

Bài viết hướng dẫn kế toán lập chứng từ khấu trừ thuế điều chỉnh, thay thế khi có sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Nội dung tổng quan gồm: Xem Quy trình thuế TNCN; Lập chứng từ điều chỉnh/chứng từ thay thế; Quản lý các chứng từ điều chỉnh, chứng từ thay thế; Gửi email cho NNT

• Trước phiên bản R14: Phần mềm chưa đáp ứng nghiệp vụ Thông báo chứng từ điện tử đã lập sai, lập chứng từ thay thế, điều chỉnh theo nghị định 70/2025
• Từ phiên bản R14: Kế toán lập chứng từ khấu trừ thuế điều chỉnh, thay thế khi có sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CPngay trên phần mềm.

II. Các bước thực hiện

Xem quy trình thuế TNCN

Vào Thuế TNCN/Quy trình, phần mềm bổ sung thêm các bước xử lý chứng từ gồm: Lập chứng từ điều chỉnh/ Lập chứng từ thay thế

Lập chứng từ điều chỉnh/chứng từ thay thế

TH1: Lập chứng từ điều chỉnh

Anh/chị cần lập chứng từ điều chỉnh nếu thông tin trọng yếu trên chứng từ điện tử bị sai như: mã số thuế, số tiền thuế, CMND/CCCD/Hộ chiếu, các dữ liệu liên quan đến số liệu (số thuế phải nộp, thu nhập chịu thuế, …).

Các bước thực hiện như sau:

1. Vào Thuế TNCN/Xử lý chứng từ
2. Chọn Lập chứng từ điều chỉnh

3. Tại màn hình Lập chứng từ điều chỉnh, khai báo 1 số thông tin:

• Nhấn Chọn chứng từ để lấy lên chứng từ cần điều chỉnh

Tích chọn chứng từ sau đó nhấn Đồng ý

• Nhập lí do điều chỉnh
• Nhấn Đồng ý để hoàn tất

4. Anh/chị nhập lại các thông tin cần thay đổi. Nhấn Lưu

5. Sau đó nhấn Phát hành

Khi nhấn Phát hành thì đồng thời hệ thống sẽ cấp số chứng từ và gửi sang cơ quan thuế.

6. Anh/chị thực hiện ký số theo hướng dẫn sau đó nhấn Hoàn thành

TH2: Lập chứng từ thay thế

Anh/chị lập chứng từ thay thế nếu lập nhầm thông tin của người nộp thuế khác hoàn toàn (sai cả tên, MST, số tiền)… hoặc nhập nhầm toàn bộ thu nhập, số thuế phải khấu trừ đều sai, cần làm lại từ đầu.

Các bước thực hiện như sau:

1. Vài Thuế TNCN/Xử lý chứng từ
2. Chọn Lập chứng từ thay thế

3. Tại màn hình Lập chứng từ điều chỉnh, khai báo 1 số thông tin:

• Nhấn Chọn chứng từ để lấy lên chứng từ cần điều chỉnh

Tích chọn chứng từ sau đó nhấn Đồng ý

• Nhập lí do điều chỉnh
• Nhấn Đồng ý để hoàn tất

4. Anh/chị nhập lại các thông tin cần thay đổi. Nhấn Lưu

5. Sau đó nhấn Phát hành

Khi nhấn Phát hành thì đồng thời hệ thống sẽ cấp số chứng từ và gửi sang cơ quan thuế.

6. Anh/chị thực hiện ký số theo hướng dẫn sau đó nhấn Hoàn thành.

Quản lý chứng từ điều chỉnh/chứng từ thay thế

1. Anh/chị vào Thuế TNCN/Xử lý chứng từ
2. Phần mềm bổ sung thêm trạng thái “Đã bị thay thế, Đã bị điều chỉnh” tại cột Trạng thái

• Anh/chị có thể lọc nhanh các chứng từ đã bị điều chỉnh/thay thế bằng cách nhấn vào bộ lọc sau đó chọn Trạng thái và bấm Áp dụng

3. Ngoài ra, trên phần mềm cho phép anh/chị thực hiện thêm 1 số chức năng như:

• In
• Gửi email cho NNT
• Đính kèm tệp
• Thông báo CTĐT đã lập sai cho NNT
• Xem lịch sử truyền nhận
• Xem lý do bị thay thế

Anh/chị nhấn vào nút “…” và thực hiện các chức năng tương ứng.

3.1. Gửi email cho NNT

• Nhấn Gửi mail cho NTT
• Nhập địa chỉ email người nhận
• Chỉnh sửa lại 1 số nội dung trong email (nếu cần) sau đó nhấn Gửi

3.2. Thông báo CTĐT đã lập sai cho NNT

• Nhấn Thông báo CTĐT đã lập sai cho NNT
• Nhập lý do sai sót sau đó bấm Gửi email cho NNT

3.3. Xem lịch sử truyền nhận

• Nhấn Xem lịch sử truyền nhận
  • Phần mềm hiển thị các trạng thái: Đã chuyển tới cơ quan thuế; Chưa nhậ phản hồi; Thông điệp hợp lệ; Thông điệp không lệ. Nhấn nút Tải xuống để xem chi tiết thông báo từ Cơ quan thuế

3.4. Xem lý do bị thay thế

• Nhấn Xem lý do thay thế
• Phần mềm hiển thị chi tiết lý do thay thế