Làm thế nào để nhập khẩu cập nhật thông tin hàng loạt cho cán bộ nhân viên từ excel?

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách sử dụng tính năng cập nhật hàng loạt để chỉnh sửa, khai báo bổ sung hàng loạt các thông tin quá trình phụ cấp, mã số thuế, người phụ thuộc cho nhiều hoặc tất cả cán bộ nhân viên, tránh phải mở từng cán bộ nhân viên lên và chỉnh sửa thủ công.

Nội dung bài viết gồm cách để nhập khẩu cập nhật thông tin hàng loạt của cán bộ nhân viên từ excel, đồng thời cũng hướng dẫn cách lấy file mẫu excel để nhập khẩu cập nhật các thông tin mã số thuế, người phụ thuộc, quá trình phụ cấp vào phần mềm.

2. Các bước thực hiện

Bước 1: Vào Cán bộ nhân viên

Bước 2: Nhấn Tiện ích\Cập nhật thông tin hàng loạt

Bước 3: Chọn thông tin cần cập nhật\Tích chọn Nhập khẩu Excel\ Nhấn Tiếp tục.

Chọn Loại thông tin cần cập nhật:

• Thông tin chung: Ngày vào đơn vị, loại cán bộ, phòng ban, trạng thái làm việc, biên chế, mail, số tài khoản ngân hàng,…
• Quá trình lương: Thông tin chương khoản, tiểu mục của các quá trình lương,…
• Quá trình phụ cấp: Thông tin quá trình phụ cấp theo từng loại phụ cấp tại đơn vị
• Thông tin bảo hiểm: Thay đổi hoặc xóa bỏ danh sách nộp Kinh phí công đoàn (KPCĐ) hay chính là sửa, xóa tỷ lệ cơ quan đóng, người lao động đóng, công thức tính từng loại bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) và 2% Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
• Thông tin thuế TNCN: Thông tin về cá nhân cư trú, mã số thuế, số CCCD,…
• Người phụ thuộc: Cập nhật thông tin về người phụ thuộc

Chọn thông tin chi tiết trong từng loại thông tin cần cập nhật.

Tích chọn Nhập khẩu Excel\ Nhấn Tiếp tục.

Lưu ý:

• Với thông tin mã số thuế: Mã số thuế được liên kết với loại giấy tờ và số giấy tờ (CCCD, CMND hoặc Hộ chiếu). Nếu loại giấy tờ là CCCD, mã số thuế mặc định là số CCCD. Vì vậy, khi cập nhật mã số thuế, anh/chị cần tích chọn cả Loại giấy tờ và Số giấy tờ.
• Với các thông tin dạng danh sách như quá trình lương, quá trình phụ cấp, người phụ thuộc có 2 lựa chọn:
  • Thêm mới: Giữ nguyên thông tin hiện có và thêm thông tin mới.
  • Sửa đổi: Thay đổi thông tin/quá trình đã có.

  Anh/chị chọn Thêm mới hoặc Sửa đổi tùy theo nhu cầu.

Bước 4: Tải tệp nhập khẩu\Nhấn Tiếp tục.

1. Nhấn Tải tệp lên và chọn file cần nhập khẩu.

Lưu ý: Hiện tại phần mềm chưa có file mẫu để nhập khẩu, anh/chị có thể tự thiết kế file mẫu có các cột thông tin cần có để nhập khẩu hoặc thực hiện như sau để lấy file mẫu

• Vào Cán bộ nhân viên.
• Nhấn Tiện ích\ Chọn Cập nhật thông tin hàng loạt.
• Chọn thông tin cần cập nhật\Tích chọn Tự nhập\ Nhấn Tiếp tục. ( Thao tác tương tự bước 3 ở trên).

• Phần mềm hiển thị bảng Excel với các cột thông tin tương ứng với nhóm thông tin đã chọn. Anh/chị có thể copy toàn bộ bảng và paste vào Excel để tạo file mẫu, hoặc thiết kế file Excel có các cột giống bảng này để nhập thông tin.

2. Chọn Tiêu chí định danh, sheet dữ liệu, dòng bắt đầu tiêu đề, dòng kết thúc tiêu đề

• Tiêu chí định danh: Là tiêu chí giúp phần mềm phân biệt các bộ nhân viên trên file Excel. Mặc định là Số hiệu cán bộ. Có thể chọn Họ và tên nếu muốn. Tiêu chí được chọn bắt buộc phải có trên file Excel và không được trùng nhau.
• Sheet dữ liệu: Là sheet chứa dữ liệu cần nhập khẩu trên file Excel.
• Dòng bắt đầu tiêu đề: Là số thứ tự của dòng đầu tiên chứa tên các cột thông tin.
• Dòng kết thúc tiêu đề: Là số thứ tự của dòng cuối cùng chứa tên các cột thông tin.

(Tiêu đề chính là tiêu đề các cột trên file excel)

3. Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước ghép dự liệu

Bước 5: Ghép dữ liệu\Nhấn Tiếp tục.

Nếu tiêu đề cột trên file Excel trùng với thông tin cần nhập, phần mềm sẽ tự động ghép tương ứng.

Nếu tiêu đề cột trên file Excel khác, anh/chị chọn cột tương ứng với từng thông tin cần cập nhật.

Bước 6: Kiểm tra và hoàn thành nhập khẩu

Phần mềm hiển thị dữ liệu nhập khẩu dưới dạng bảng Excel. Anh/chị kiểm tra và có thể chỉnh sửa thông tin nếu cần.

• Nếu thông tin đã chính xác, nhấn Lưu để hoàn thành nhập khẩu.
• Nhấn Quay lại nếu muốn trở về bước trước.
• Nhấn Hủy nếu muốn hủy thao tác.