Kế toán đơn vị giáo dục lập bảng tính truy thu giảm lương, phụ cấp

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn thao tác lập bảng truy thu giảm lương, phụ cấp khi có quyết định điều chỉnh mức hưởng đến muộn, đảm bảo truy thu đúng số tiền đã chi trả thừa cho CBNV

Nội dung bao gồm các bước lập bảng truy thu, kiểm tra dữ liệu, phân bổ nguồn và sử dụng tiện ích trên phần mềm.

2. Các bước thực hiện

Lưu ý: Trước khi lập bảng truy thu giảm lương phụ cấp, anh/chị cần khai báo quá trình lương và phụ cấp trong hồ sơ CBNV 

Ví dụ: Đơn vị có CBNV Tô Thị Thanh Vân giảm lương từ ngày 01/07/2024, ngày 01/09/2024 nhận quyết định. Anh/chị vào menu Cán bộ nhân viên, chọn CBNV có quyết định giảm lương, phụ cấp, ở tab Quá trình lương, chọn Thêm quá trình lương.

2.1. Lập bảng Truy thu

Bước 1: Vào menu Tính lương\Truy thu\Thêm Bảng Truy thu

Bước 2: Khai báo thông tin lập bảng truy thu bao gồm:

• Chọn Kỳ lương: Số tiền truy thu cho CBNV sẽ được trừ vào kỳ lương
• Chọn khoảng thời gian truy thu từ tháng nào đến tháng nào
• Chọn Loại truy thu là Truy thu giảm lương, phụ cấp
• Tích chọn bảng tính
• Chọn CBNV tính truy thu
• Tên bảng truy thu: Đã được phần mềm đặt sẵn, có thể chỉnh sửa lại nếu muốn

Bước 3: Nhấn Tính truy thu , phần mềm sẽ hiển thị bảng truy thu, cho phép truy thu lại lương, phụ cấp của NLĐ

2.2. Kiểm tra bảng Truy thu

Bước 1: Sau khi lập bảng truy thu, anh/chị kiểm tra thông tin chi tiết bảng tính

• Nếu muốn bổ sung/chỉnh sửa thông tin, anh/chị sửa trực tiếp vào bảng tính

• Nếu muốn làm tròn số liệu, anh/chị chọn vùng muốn làm tròn số liệu, sau đó chọn chức năng Làm tròn trên thanh công cụ.

• • Hoặc có thể chọn Làm tròn hàng loạt để đảm bảo số liệu khớp nhau giữa các khoản lương, phụ cấp và khấu trừ của CBNV,

Lưu ý: Quy tắc Làm tròn hàng loạt này sẽ áp dụng cho vùng dữ liệu bao gồm: Các khoản lương, phụ cấp và khấu trừ của CBNV đều làm tròn hàng loạt giống nhau.

• • Chọn giá trị làm tròn, sau đó chọn Áp dụng

• Nếu anh/chị muốn ẩn cột thông tin theo nhu cầu, anh/chị chọn vùng đó, nhấn chuột phải chọn ẩn cột, hoặc chọn Tùy chọn ẩn/hiện cột trên thanh công cụ

Bước 2: Sau khi kiểm tra và sửa bảng truy thu, nhấn Lưu.

2.3. Phân bổ nguồn

Bước 1: Sau khi lập bảng Truy thu, anh/chị xác định nguồn chi trả tại đơn vị bằng cách chọn Phân bổ nguồn

Bước 2: Chọn 1 nguồn trong các nguồn đang sử dụng, chọn Đồng ý

Lưu ý: Chọn biểu tượng dấu cộng để thêm nhanh nguồn kinh phí nếu không tìm thấy nguồn kinh phí trong danh mục có sẵn

Bước 3: Sau khi lập xong bảng truy thu, danh sách bảng truy thu sẽ được hiển thị tại màn hình danh sách bảng truy thu

2.4. Các tiện ích trên phần mềm

• Để xem lại bảng truy thu đã lập, nhấn đúp chuột vào bảng tính hoặc chọn biểu tượng con mắt.

• Sử dụng biểu tượng … để Sửa tên bảng truy thu, Phân bổ nguồn, Gửi email cho CBNV, Lập chứng từ, Lập bảng thanh toán, Xuất Excel, Xóa