Hướng dẫn lập bảng tính lương, phụ cấp

Contents

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách lập bảng tính lương, phụ cấp trên phần mềm, từ khâu tạo mới hoặc sao chép bảng lương đến kiểm tra, chỉnh sửa, lưu và phân bổ nguồn chi trả một cách chính xác, nhanh chóng.

Nội dung bài viết bao gồm hướng dẫn lập bảng lương, phụ cấp (thêm mới hoặc sao chép từ kỳ trước); kiểm tra và điều chỉnh số liệu (làm tròn, sửa công thức, ẩn/hiện cột, bù trừ chênh lệch); lưu bảng lương; phân bổ nguồn kinh phí theo nhiều tiêu chí; và các tiện ích hỗ trợ như xem lại, chỉnh sửa, lập bảng thanh toán, gửi email và tùy chỉnh hiển thị.

2. Các bước thực hiện

2.1. Bước 1: Thêm bảng lương, phụ cấp

2.1.1. Cách 1: Thêm mới bảng lương

1. Anh/chị vào Menu Tính lương\ tab Lương, phụ cấp

2. Nhấn Thêm Bảng lương để phần mềm tự động tổng hợp số liệu của bảng lương dựa trên danh sách CBNV, phòng ban, bảng tổng hợp công (nếu có) anh/chị đã khai báo trước đó.

3. Anh/chị khai báo thông tin để làm căn cứ tính lương, phụ cấp bao gồm:

Kỳ lương: Phần mềm mặc định là tháng hiện tại (có thể chỉnh sửa nếu muốn lập bảng lương tháng khác)
Năm: Phần mềm lấy lên năm dữ liệu
Mức lương cơ sở: Phần mềm tự lấy Mức lương cơ sở đã khai báo đang được áp dụng.
Nếu đơn vị không sử dụng thông tin theo dõi nghỉ của CBNV để lên bảng lương, anh/chị không tích Sử dụng theo dõi công, phần mềm tính đủ công (Số ngày hưởng nguyên lương = Số công chuẩn) cho CBNV khi tính lương
Nếu đơn vị không sử dụng thông tin theo dõi nghỉ của CBNV để lên bảng lương, anh/chị tích chọn Sử dụng Theo dõi công, chọn bảng công tương ứng:
Phạm vi tính: Anh/chị chọn phạm vi tính tương ứng theo hướng dẫn tại đây
Chọn Khoản lương, phụ cấp cần lập bảng tính, hoặc chọn Tất cả
Tên bảng lương: Phần mềm tự động đặt tên bảng lương, anh/chị có thể chỉnh sửa lại nếu muốn

Ví dụ: Lập bảng tính lương tháng hiện tại là tháng 5, có sử dụng bảng tổng hợp công tất cả phòng ban tháng 5, phạm vi tính chọn Tất cả CBNV trong đơn vị, trên phần mềm sẽ được khai báo như sau, chọn Tính lương để phần mềm tự động tính toán ra số liệu dựa trên các căn cứ mà anh/chị vừa khai báo.

4. Nhấn Tính lương

2.1.2. Cách 2: Sao chép bảng lương đã có

Khi đơn vị có số liệu lương giống hệt, hoặc gần giống với tháng trước. Để sinh bảng lương từ tháng trước sang tháng này anh/chị thực hiện như sau:

1. Anh/chị vào Menu Tính lương\ tab Lương, phụ cấp

2. Chọn Sao chép Bảng lương đã có

Kỳ lương: Phần mềm mặc định là tháng hiện tại, có thể thay đổi nếu muốn lập bảng lương cho tháng khác
Danh sách bảng tính cần nhân bản: Phần mềm lấy lên các bảng tương đã lập của các kỳ lương trước
Chọn Tính lương

Bảng lương mới sẽ được sinh từ bảng lương đã có

2.2. Bước 2: Kiểm tra bảng tính Lương, phụ cấp

Sau khi chọn Tính lương phần mềm tự động tính toán ra số liệu, anh/chị xem lại thông tin trên bảng lương và có thể chỉnh sửa các thông tin trên bảng lương nếu cần

2.2.1. Làm tròn số từng ô/vùng

Anh/chị chọn ô/vùng đó nhấn chuột phải, sau đó chọn quy tắc làm tròn theo nhu cầu của đơn vị

Hoặc chọn quy tắc làm tròn trên thanh công cụ

2.2.2. Làm tròn hàng loạt

Để đảm bảo số liệu khớp nhau giữa bảng tính, bảng 09 (vùng dữ liệu và vùng thuyết minh) và chứng từ chi trả, anh/chị chọn Làm tròn hàng loạt

Quy tắc làm tròn hàng loạt này sẽ áp dụng cho 4 vùng dữ liệu bao gồm: Các khoản lương, phụ cấp và khấu trừ của CBNV, Tổng các khoản lương, phụ cấp và khấu trừ của CBNV, Thực lĩnh của CBNV, Tổng thực lĩnh của CBNV đều làm tròn hàng loạt giống nhau

Chọn Quy tắc làm tròn, sau đó chọn Áp dụng

2.2.3. Sửa số liệu sau khi tính

Ví dụ: Ngày nghỉ thiếu, thiếu số tiền lương phụ cấp, công thức tính đơn vị khác với thiết lập chương trình.

Anh/chị tiến hành nhập trực tiếp giá trị, sửa công thức tính vào bảng lương tương tự như thực hiện trên file excel.

2.2.4. Tùy chọn ẩn/hiện cột

Nếu anh/chị muốn ẩn cột thông tin theo nhu cầu, anh/chị chọn tùy chọn ẩn/hiện cột tích chọn để hiện, bỏ tích chọn để ẩn cột thông tin (lưu ý: nếu muốn lấy lại thiết lập mặc định của chương trình chọn Lấy lại mặc định), sau đó chọn Áp dụng

2.2.5. Bù trừ chênh lệch

Khi kế toán lần đầu tính lương trên phần mềm, nếu trong kỳ lương có phát sinh thay đổi các điều kiện tính so với tháng trước, nếu muốn tính tổng thực lĩnh của CBNV theo đúng như tháng trước đã tính, anh/chị chọn Bù trừ chênh lệch

Nhập số tiền cần bù trừ, chọn bù trừ tăng hoặc giảm phần mềm có hiển thị kết quả sau khi bù trừ
Chọn CBNV trong danh sách để bù trừ chênh lệch

2.3. Bước 3: Lưu bảng lương

Sau khi chỉnh sửa xong, anh/chị chọn Lưu để lưu bảng tính lương

2.4. Bước 4: Phân bổ nguồn

1. Sau khi lập bảng tính lương, anh/chị xác định nguồn chi trả tại đơn vị bằng các chọn Phân bổ nguồn

2. Thực hiện Phân bổ nguồn

Trường hợp 1: Dùng 1 nguồn để trả lương

Tích chọn Một nguồn\ chọn lại Nguồn kinh phí (nếu cần)\ nhấn Đồng ý.

Trường hợp không tìm thấy nguồn kinh phí muốn sử dụng anh/chị chọn biểu tượng dấu cộng để thêm nhanh

Trường hợp 2: Dùng nhiều nguồn để trả lương

Tích chọn Nhiều nguồn và chọn nguồn chi trả tương ứng.
Anh/chị chọn Tiếp tục để xác định tiêu chí phân bổ.

Anh/chị xác định Phân bổ theo 1 trong các tiêu chí phân bổ sau:

Phân bổ nguồn kinh phí theo Mức lương cơ sở
- Anh/chị chọn Tiêu chí phân bổ theo Mức lương cơ sở
- Anh/chị nhập số tiền phân bổ tương ứng.
- Sau đó chọn Tính phân bổ

Phân bổ nguồn kinh phí theo Loại cán bộ
- Anh/chị chọn Tiêu chí phân bổ theo Loại cán bộ
- Phần mềm hiển thị danh sách Loại cán bộ có trong bảng Lương, phụ cấp, anh/chị nhập số tiền phân bổ tương ứng cho từng nguồn
- Sau đó chọn Tính phân bổ

Phân bổ nguồn kinh phí theo Phòng ban
- Anh/chị chọn Tiêu chí phân bổ theo Phòng ban
- Phần mềm hiển thị danh sách Phòng ban có trong bảng Lương, phụ cấp, anh/chị nhập số tiền phân bổ tương ứng cho từng nguồn
- Sau đó chọn Tính phân bổ

Phân bổ nguồn kinh phí theo Đối tượng biên chế
- Anh/chị chọn Tiêu chí phân bổ theo Đối tượng biên chế
- Phần mềm hiển thị danh sách Đối tượng biên chế có trong bảng Lương, phụ cấp, anh/chị nhập số tiền phân bổ tương ứng cho từng nguồn
- Sau đó chọn Tính phân bổ

Phân bổ nguồn kinh phí theo Lương, phụ cấp
- Anh/chị chọn Tiêu chí phân bổ theo Lương, phụ cấp
- Phần mềm hiển thị danh sách các khoản phụ cấp có trong bảng Lương, phụ cấp
- Tích phân bổ theo Tỷ lệ nếu muốn phân bổ theo tỷ lệ, anh/chị nhập tỷ lệ tương ứng cho từng nguồn

- Tích chọn Theo số tiền nếu muốn phân bổ theo số tiền, anh/chị nhập số tiền cho từng nguồn tương ứng

- Tích chọn Theo mức lương cơ sở nếu muốn phân bổ theo mức lương cơ sở, anh/chị nhập số tiền cho từng nguồn tương ứng

Phân bổ nguồn kinh phí theo Cán bộ nhân viên
- Anh/chị chọn Tiêu chí phân bổ theo Cán bộ nhân viên
- Phần mềm hiển thị danh sách các CBNV trong bảng Lương, phụ cấp, anh/chị nhập tỷ lệ tương ứng cho từng nguồn với từng CBNV
- Sau đó chọn Tính phân bổ

Phần mềm hiển thị Kết quả Phân bổ nguồn, chương trình sẽ hiển thị thông báo chênh lệch nếu tổng số tiền của các bảng nguồn kinh phí không bằng bảng tổng
Anh/chị cần kiểm tra lại thông tin của các nguồn và chỉnh sửa cho phù hợp để đảm bảo tổng số tiền phù hợp.

3. Bù trừ chênh lệch sau khi phân bổ nguồn (nếu có)

Nếu số chênh lệch là dương tức là bảng tổng lớn hơn các bảng phân bổ nguồn cộng lại, để cân đối các bảng nguồn anh/chị chọn Bù trừ chênh lệch, chọn CBNV để bù trừ chênh lệch, sau đó chọn Đồng ý
Nếu số chênh lệch là âm tức là bảng tổng nhỏ hơn các bảng phân bổ nguồn cộng lại, để cân đối các bảng nguồn anh/chị chọn Bù trừ chênh lệch, chọn CBNV để bù trừ chênh lệch, sau đó chọn Đồng ý
Anh/chị chọn Lưu.