Kế toán muốn ghi nhận công cho các CBNV làm thêm, làm đêm

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách ghi nhận nhanh và chính xác công làm thêm, làm đêm cho CBNV bằng cách nhập khẩu bảng chấm công từ Excel vào phần mềm, giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót.

Tại các đơn vị HCSN, khi phát sinh làm thêm, làm đêm, kế toán nhận bảng chấm công từ các phòng ban, sau đó nhập số ngày công vào bảng tính thu nhập khác để tính lương cho CBNV.

Thu nhập khác là các khoản:

• Không thuộc giờ làm chính thức (như làm thêm, làm đêm, dạy thêm,…)
• Không phụ thuộc số ngày công chuẩn (như công tác phí, văn phòng phẩm,…)

– Trước đây: Kế toán phải nhập tay số ngày công vào bảng tính, dễ sai và tốn thời gian.

– Hiện nay: Phần mềm cho phép nhập bảng chấm công từ Excel, giúp:

• Tự động lấy số công
• Tiết kiệm thời gian
• Hạn chế sai sót khi tính lương

2. Các bước thực hiện

Ví dụ: Tại trường tiểu học MISA có bảng công tháng 5 như sau:

Để nhập khẩu bảng chấm công này vào phần mềm để tính thu nhập khác, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào menu Tính lương\Thu nhập khác\Thêm bảng thu nhập khác

Bước 2: Khai báo tham số lập bảng thu nhập khác, chọn Đồng ý

Bước 3: Để nhập khẩu bảng công vào bảng tính thu nhập khác, anh/chị chọn Nhập khẩu bảng chấm công ở góc trên bên phải

Bước 4: Chọn Tải tệp lên để tải bảng chấm công từ Excel vào phần mềm.

Bước 5: Sau đó, chọn Sheet dữ liệu, xác định dòng tiêu đề bắt đầu và dòng tiêu đề kết thúc, rồi nhấn Tiếp tục.

Như ví dụ trên: Dữ liệu nằm ở Sheet 1, dòng tiêu đề bắt đầu là 1 và dòng tiêu đề kết thúc cũng là 1

Anh/chị điền như sau

Bước 6: Ghép các cột dữ liệu trong phần mềm với các cột tương ứng trên bảng công Excel. Nếu file Excel không có cột thông tin nào, có thể để trống cột tương ứng. Phần mềm sẽ dựa vào thông tin đã ghép để lấy dữ liệu và điền vào bảng “Thu nhập khác”. Sau đó, nhấn “Tiếp tục” để sang bước tiếp theo.

Bước 7: Phần mềm sẽ tự động cập nhật bảng chấm công lên bảng thu nhập khác

Kiểm tra thông tin bảng thu nhập khác, sau đó chọn Lưu