Kế toán muốn nhập liệu CBNV nhanh chóng khi đơn vị có nhiều CBNV và nhiều người trùng tên

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn anh/chị các bước nhập liệu CBNV nhanh chóng khi đơn vị có nhiều CBNV (300–800 người) và nhiều bảng tính lương phụ cấp.

Sau sáp nhập, mỗi đơn vị UBND xã có rất nhiều CBNV (300–800 người). Anh/chị tổ chức thành nhiều bảng tính, mỗi bảng tính cho 1 đối tượng hoặc 1 khoản phụ cấp cụ thể. Trong mỗi bảng tính có khá nhiều CBNV (VD: trước đây 1 xã chỉ có 15–20 người, nhưng giờ có 60–80 người). Hơn nữa, 1 CBNV có thể xuất hiện trên nhiều bảng tính.

Trước đây:

Khi nhập liệu CBNV, cho phép anh/chị xác định các CBNV nào trùng bằng cách gõ họ tên những người trùng vào, sau đó xác định những dòng nào là 1 người. Tuy nhiên, số lượng CBNV quá lớn, anh/chị chưa thuộc hết tên, nên với mỗi xã nhập mới thì khó để liệt kê hết được những CBNV nào trùng. Trên bảng tính, phân biệt CBNV bằng cách điền số tài khoản cho mỗi người. Anh/chị dựa vào đó để nhập lại cho những người trùng dẫn đến mất nhiều thời gian để tìm ra những CBNV trùng trong khi đã có thông tin về định danh CBNV ngay trên bảng tính.

Hiện nay:

Anh/chị có thể nhập liệu CBNV nhanh chóng khi đơn vị có nhiều CBNV (300–800 người) và nhiều bảng tính lương phụ cấp.

2. Các bước thực hiện

Bước 1: Vào Cán bộ nhân viên\ Tiện ích\ Thêm hàng loạt CBNV.

Bước 2: Phần mềm cho phép anh/chị chọn tiêu chí để nhận biết và kiểm tra các trường hợp CBNV bị trùng.

Bước 3: Nhấn tải lên tệp và chọn file excel bảng tính lương, phụ cấp, bảng kê thanh toán cho đối tượng hưởng mẫu số 20, bảng thu nhập khác… có danh sách cán bộ nhân viên cần thêm.

Lưu ý: Phần mềm cho phép chọn nhiều tệp nếu đơn vị có phát sinh danh sách cán bộ nhân viên ở nhiều file.

Bước 4: Chọn dòng bắt đầu tiêu đề và kết thúc tiêu đề (dòng tiêu đề của các cột trên file excel) rồi nhấn Tiếp tục.

Bước 5: Thực hiện ghép trường thông tin tương ứng, rồi nhấn Tiếp tục.

• Sau khi ghép xong trường thông tin, tại bước Danh sách CBNV, phần mềm sẽ dựa vào các tiêu chí đã chọn ở bước 1 để kiểm tra. Nếu phát hiện CBNV trùng, hệ thống sẽ tự động gộp lại thành 1 người, ví dụ: CBNV trùng họ và tên và số hiệu cán bộ thì sẽ tự động gộp lại thành một.
  
• Anh/chị kiểm tra và bổ sung thông tin còn thiếu tại bảng Danh sách CBNV rồi nhấn tiếp tục để chyển sang kiểm tra, bổ sung thông tin Quá trình lương, phụ cấp

Bước 6: Sau khi kiểm tra đúng thông tin anh/chị nhấn Lưu để thực hiện nhập khẩu vào phần mềm. Nhập khẩu xong phần mềm sẽ hiển thị thông báo số bản ghi đã được nhập khẩu thành công vào phần mềm